Разделите типы данных
Страницы сайта и документы хорошо объясняют правила, преимущества и процессы. Товары и услуги требуют структуры: цены, наличие, характеристики, категории и идентификаторы лучше получать из каталога, CSV, YML, API или учётной системы.
Так каталог на десятки тысяч позиций не превращается в длинный текст, а AI-сотрудник может подбирать и сравнивать актуальные сущности.
- Тексты — для объяснений
- Каталог — для товаров и услуг
- CRM — для контекста клиента
Назначьте источник истины
Если цена одновременно указана на сайте, в PDF и CRM, заранее решите, какой источник главный. Устаревшую копию лучше отключить, чем пытаться компенсировать конфликт дополнительной инструкцией.
У каждого материала должны быть владелец, дата обновления и понятная область применения.
- Один главный источник для каждого факта
- Видимая дата обновления
- Ответственный за изменения
Ограничьте доступ
Не все знания нужны каждому AI-сотруднику. Сотруднику записи не требуется внутренняя инструкция финансового отдела, а сотруднику поддержки — черновые коммерческие условия.
Доступ по проектам и сотрудникам уменьшает шум и одновременно поддерживает принцип минимально необходимых прав.
- Доступ по проекту
- Доступ выбранным сотрудникам
- Отдельные права на действия
Обновляйте без остановки
Изменение базы знаний должно проходить через черновик и проверку. Сначала обновляется источник, затем прогоняются контрольные вопросы, и только после этого новая версия начинает использоваться в рабочих каналах.
Так команда может развивать знания без риска незаметно сломать уже работающий сценарий.
- Черновик изменения
- Контрольные вопросы
- Публикация и возможность отката